Siete preguntas que deberías hacerle a una plataforma escolar antes de firmar

La mayoría de los problemas con un software educativo no aparecen al contratarlo, sino el día que quieres irte o cuando llega la visita. Estas preguntas los sacan a la luz antes.

Elegir plataforma es una decisión de varios años. Estas siete preguntas no las hace casi nadie, y son exactamente las que separan una herramienta de un problema.

1. ¿Quién carga los datos y cuánto cuesta?

«Migramos su información» puede significar dos cosas muy distintas: que te dan una plantilla para que la llenes tú, o que alguien del equipo lo hace contigo. Pregunta cuál de las dos es, antes de firmar.

2. ¿Puedo exportar todo si me voy?

Si la respuesta es incómoda o evasiva, es una señal. Tus datos académicos son del colegio. Deberías poder sacarlos en un formato que puedas abrir, sin pedir permiso ni pagar un extra.

3. ¿Qué pasa exactamente cuando se vence el pago?

¿Se bloquea todo de golpe? ¿Quedan los datos solo de lectura? ¿Hay periodo de gracia? Un colegio con un desfase administrativo no debería perder el acceso a las notas de sus estudiantes de un día para otro.

4. ¿Quién me contesta cuando algo falla?

Y en qué horario. Un sistema puede ser excelente y aun así arruinarte la semana si el soporte responde en tres días hábiles. Pregunta si hablas con quien desarrolla o con un intermediario.

5. ¿Incluye la capacitación de docentes?

El software que nadie sabe usar es el software que se abandona en dos meses. Pregunta cuántas sesiones incluye y si son presenciales o por videollamada.

6. ¿Los precios cambian al renovar?

Pide el valor de renovación por escrito, no solo el de entrada. Y revisa si el pago anual tiene descuento: casi siempre equivale a dos meses gratis.

7. ¿Puedo verlo funcionando con datos reales?

No capturas de pantalla ni un video: entrar y recorrerlo. Si la empresa no te deja probar antes de firmar, ¿qué te hace pensar que te dejará probar después?

Y una pregunta para ti, no para el proveedor

¿Cuál es el problema concreto que quieres resolver el primer mes? Si la respuesta es «digitalizarnos», todavía no es el momento de firmar. Si es «que las familias dejen de llamar a preguntar las notas», ya sabes qué evaluar en cada una de las siete respuestas.